Herkenbaar?
Werk dat elke dag opnieuw gebeurt
Veel ondernemers verliezen elke week uren aan taken die zich steeds herhalen. Dat zijn net de taken die een computer foutloos kan overnemen.
- Gegevens uit e-mails overtypen in een spreadsheet of CRM
- Bevestigingen en herinneringen één voor één versturen
- Afspraken heen en weer mailen tot er een moment gevonden is
- Facturen opmaken op basis van uitgevoerd werk
- Rapporten handmatig samenstellen uit verschillende bronnen
Zo werkt het
Van aanvraag tot factuur, zonder overtypen
Een aanvraag op je website kan automatisch leiden tot een bevestiging, een planning, een klantenregistratie en de administratieve opvolging. Vergelijk hieronder de handmatige en de geautomatiseerde aanpak.
Interactieve simulatie · voorbeeld
- Aanvraag Een klant vult het formulier in op je website. Je leest de e-mail en noteert de gegevens.
- Bevestiging De klant krijgt meteen een persoonlijke bevestiging. Je typt zelf een antwoord.
- Planning Er wordt een vrij moment in de agenda vastgelegd. Je zoekt een moment en mailt heen en weer.
- Klantenbestand De klant wordt toegevoegd of bijgewerkt. Je neemt alles over in een spreadsheet.
- Opvolging Het team krijgt een taak met alle informatie. Je stuurt een bericht naar een collega.
- Factuur Na de afspraak staat de factuur klaar. Je maakt de factuur later handmatig op.
Logboek
Praktijkvoorbeelden
Wat je bijvoorbeeld kan automatiseren
Offerteaanvragen
Een aanvraag komt gestructureerd binnen, wordt aan de juiste collega toegewezen en de klant krijgt meteen een bevestiging.
Afspraken en herinneringen
Klanten kiezen zelf een moment; een dag op voorhand vertrekt automatisch een herinnering.
Facturatie en opvolging
Na een afgeronde opdracht staat de factuur klaar en wordt een openstaande betaling opgevolgd.
Onboarding van klanten
Nieuwe klanten krijgen automatisch de juiste informatie, documenten en toegang tot hun portaal.
Rapportering
Cijfers uit verschillende systemen worden automatisch samengebracht in één actueel overzicht.
Koppelingen
Website, agenda, CRM en boekhoudpakket wisselen gegevens uit, zodat niemand meer hoeft over te typen.
Aanpak
Zo automatiseren we jouw processen
In kaart brengen
We volgen samen een proces van begin tot eind en noteren waar tijd en fouten ontstaan.
Kiezen
We starten met de automatisering die de meeste tijd vrijmaakt, niet met de meest spectaculaire.
Bouwen en testen
We bouwen de koppelingen en regels en testen met echte situaties.
Opvolgen
We meten of het werkt zoals bedoeld en breiden stap voor stap uit.
Automatisering vervangt geen mensen. Het geeft hen tijd voor het werk dat er echt toe doet.